Entrée en EHPAD : la constitution de votre dossier

La "passe'relle" sera présente pour vous guider dans la découverte de ce nouvel environnement, vous aider à poser les bonnes questions lors des visites, et organiser un temps d’intégration. De plus, elle vous apportera une assistance administrative lors de l’inscription.

Avec le vieillissement, une personne âgée perd progressivement son autonomie, rendant le maintien à domicile impossible et nécessitant des solutions d'hébergement alternatives. L'EHPAD (établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes) devient alors une option. Cependant, l'entrée en EHPAD représente un changement majeur dans la vie de la personne âgée et de sa famille, nécessitant une préparation préalable.

Le processus d'admission en EHPAD comprend plusieurs étapes : définir les critères de recherche d'un établissement, visiter plusieurs structures, choisir l'EHPAD, soumettre le dossier d'admission et effectuer une visite de pré-admission.

Comment bien préparer son admission en EHPAD ?

L'EHPAD, parmi les options d'hébergement telles que l'accueil familial ou la colocation pour seniors, s'avère être une solution pour les personnes âgées. Le choix de la résidence dépend du niveau de dépendance, du besoin de suivi médical, et des attentes de la personne âgée.

Définir Correctement les Critères de Recherche pour un EHPAD

Pour entamer le processus d'admission en EHPAD, il est essentiel de définir les critères de recherche de l'établissement dès le départ. Plusieurs éléments doivent être pris en considération par le senior et sa famille :

• Les préférences géographiques ;

• La durée du séjour (hébergement temporaire ou à durée indéterminée) ;

• Le niveau de dépendance et les soins requis ;

• Le budget de la personne âgée.

Il est conseillé de visiter plusieurs établissements avant de soumettre une demande d'admission. Le choix de la maison de retraite n'est pas à prendre à la légère, car elle deviendra le nouveau domicile de la personne âgée, nécessitant ainsi une adaptation à de nouvelles routines.

Lors de la visite, il est recommandé de vérifier :

• L'environnement général de l'EHPAD (situation géographique, accessibilité, cadre de vie, ambiance, accueil, accompagnement...)

• Les chambres (équipement, agencement...)

• La prise en charge médicale (composition du personnel soignant, pathologies prises en charge dans l'établissement...)

• Le type d'alimentation (cuisine faite sur place ou restauration collective...)

• Les activités proposées (présence ou non d'une équipe d'animation quotidiennement...)

• Les dispositifs de sécurité (barres d'appui, caméras de surveillance...)

• L'acceptation des demandes des bénéficiaires de l'aide sociale à l'hébergement (ASH).

Une fois que le choix de l'établissement est fait et avant l'admission, le futur résident, ses proches et un professionnel de la Passe'relle peuvent prendre part aux journées portes ouvertes, déjeuner à l'EHPAD ou participer à une activité. L'objectif est de favoriser son intégration dans ce nouvel environnement et tisser des liens avec les autres résidents et le personnel de l'établissement.

Comment se compose le dossier d’admission en EHPAD ?

Depuis juin 2012, les demandes d’admission en EHPAD sont unifiées. Le dossier comprend deux volets (médical et administratif) mais il est unique.

Une fois complet, il peut être adressé aux établissements souhaités. Il est à remplir en un seul exemplaire et à photocopier en fonction du nombre d’établissements visé.

Section médicale

Dans la demande d'admission, la section médicale permet au médecin coordinateur de l'établissement de donner son avis sur la capacité de l'EHPAD à accueillir le demandeur en fonction de ses besoins médicaux, en tenant compte des services de soins disponibles dans l'établissement.

Il doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou un autre médecin de la personne âgée. Il doit être transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement.

Il comprend des informations médicales sur le demandeur : antécédents médicaux, chirurgicaux, psychiatriques ; pathologies et état de santé au moment de la demande ; traitements en cours ; données sur l’autonomie...

Volet administratif

Le volet administratif de la demande doit être renseigné par la personne concernée ou toute autre personne de l’entourage habilitée à le faire (famille, personne de confiance, travailleur social de la Passe’relle, personne chargée de la protection juridique, etc.). Il doit être signé par le demandeur ou son représentant légal.

Il vise à réunir des informations sur l’état civil de la personne demandeuse, le lieu de vie à la date de la demande, les coordonnées du médecin traitant, le mode de financement des frais de séjour envisagé, etc.

Documents à fournir

Le dossier de demande d’admission doit être accompagné des pièces justificatives suivantes :

• Photocopie de la carte nationale d’identité ou du passeport ;

• Photocopie de la carte de séjour pour les étrangers ;

• Photocopie du livret de famille ;

• Photocopie de la carte vitale ou attestation de couverture maladie universelle (CMU) ;

• Photocopie de l’attestation de mutuelle ou couverture maladie universelle complémentaire (CMUC) ;

• Justificatifs attestant du montant de retraite ;

• Photocopie du dernier avis d’imposition ou de non-imposition ;

• Notification du conseil départemental du droit à l’aide sociale (le cas échéant) ;

• Notification de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) à domicile pour l’accueil temporaire (le cas échéant) ;

• Notification de l’APA en établissement pour l’hébergement permanent (le cas échéant) ;

• Photocopie de l’ordonnance juridique de mise sous protection juridique de la personne (le cas échéant).

Le dossier peut être adressé par courrier postal ou électronique à chaque établissement envisagé.

Validation du dossier : comment se passe l’entrée en EHPAD ?

Après avoir soumis le dossier d'admission, une visite de pré-admission est programmée. Son objectif est de confirmer que les services offerts par l'établissement correspondent toujours aux besoins du futur résident. Lors de cette rencontre, le résident potentiel discute avec le responsable de l'établissement, en présence de ses proches, ainsi que le médecin coordinateur.

Avant l'arrivée d'un nouveau résident, le personnel de l'EHPAD se charge de préparer sa chambre, d'ouvrir ses dossiers administratifs et médicaux, et de transmettre les informations nécessaires à l'équipe médico-sociale.

Pour garantir un suivi personnalisé, un projet d’intégration élaboré par la passe'relle sera fourni en amont. Ce document rassemblera des informations sur les habitudes de vie du résident.

Lors de l’entrée en EHPAD, des documents sont remis au résident, pour formaliser la relation entre la personne accueillie et l’établissement (contrat de séjour) et pour informer le résident et sa famille de l’organisation de l’établissement (livret d’accueil).

Contrat de séjour

Le contrat de séjour a pour objectif de formaliser la relation entre le résident et la structure d'accueil. Il est essentiel et doit être signé par le résident ou son représentant légal. Ce document établit les conditions de séjour, les modalités de facturation en cas d'hospitalisation, les conditions de résiliation du contrat, les services offerts et leurs tarifs.

Il est recommandé au résident d'ajouter au contrat de séjour un état des lieux de son espace privé ainsi qu'un inventaire des biens personnels qu'il apporte dans sa chambre.

Livret d’accueil

Lors de son entrée en EHPAD, un livret d’accueil est remis au résident. Celui-ci contient :

• La charte des droits et libertés de la personne accueillie (principe de non-discrimination, droit à un accompagnement adapté…)

• Le règlement de fonctionnement de l’établissement (droits et devoirs des résidents, règles de vie en collectivité, organisation des locaux collectifs et privés, sécurité des personnes et des biens…)